Par où commencer avec l’IA · Premier workflow n° 2

Le contrôle des notes de frais

Un assistant de contrôle des notes de frais, introduit en deux étapes : il prépare d’abord un avis pour le contrôleur, puis valide seul les notes conformes sous un seuil défini.

Un premier usage de l’IA n’a pas besoin d’être spectaculaire. Il doit surtout être suffisamment délimité pour être testé, mesuré et amélioré.

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Un faible risque, dans un périmètre strict seulement

Les notes de frais réunissent les quatre critères d’un bon premier workflow : elles sont répétées souvent, ont un porteur clair, appellent un livrable net — un avis motivé — et constituent un irritant déjà ressenti, côté contrôle comme côté collaborateurs.

Le cas n’est à faible risque que dans un périmètre strict :

une politique de dépenses écrite approuvée, à jour et sans contradiction ;
des montants sous un seuil défini au-delà, le contrôleur décide toujours ;
aucune sanction ni appréciation sur un collaborateur confiée à l’IA ;
les cas atypiques, sensibles ou ambigus transmis au contrôle de gestion.

L’assistant contrôle chaque note contre une politique de dépenses que l’entreprise possède déjà. Le risque ne disparaît pas. Il devient plus visible, mesurable et gouvernable lorsque les règles, le périmètre et les seuils de transmission sont définis.

Une démarche en trois temps

Préparer la politique

Clarifier plafonds, justificatifs exigés et cas d’exception, attribuer un propriétaire à chaque règle et dater sa version. L’outil vient ensuite.

L’assistant prépare l’avis, le contrôleur décide

L’assistant lit les justificatifs, applique les règles de la politique et prépare un avis motivé qui cite la règle concernée. Le contrôleur valide, corrige ou demande une pièce. Chaque correction est notée, catégorie par catégorie.

L’assistant valide les notes conformes

Il valide seul les notes dont la catégorie est autorisée, les justificatifs lisibles et concordants, et le montant sous le seuil fixé. Il transmet au contrôle de gestion les notes atypiques, incomplètes ou ambiguës, les pièces douteuses et les montants au-delà du seuil.

Passer de l’étape 1 à l’étape 2

Le passage à l’étape 2 ne devrait pas être décidé à l’avance. Il dépend de ce que le contrôle observe durant l’étape 1 : la justesse des avis proposés, les corrections nécessaires et la capacité du système à reconnaître les notes qui sortent de son périmètre.

exactitude de l’extraction et de l’aviscorrections nécessaires, par catégorietransmission correcte des exceptionsaucun incident significatif sur le périmètre testéune politique à jour, chaque règle avec un propriétaire

Les frais de transport peuvent passer à l’étape 2 pendant que les repas d’affaires restent à l’étape 1.

Architecture de référence : comment le dispositif reste contrôlé

Extraction structurée des justificatifs, règles déterministes pour les plafonds et les seuils, avis rédigé par un LLM instruit de citer la règle et la pièce, garde-fous d’entrée et de sortie avec transmission au contrôle de gestion. Une boucle d’apprentissage relie le journal, la revue du contrôle et le jeu d’évaluation.

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Les contrôles nécessaires avant toute réponse autonome :

Évaluation. Jeu de référence d’environ 200 notes passées, pseudonymisées ou anonymisées selon les besoins du test, avec la décision attendue. Métriques : exactitude de l’extraction, justesse de l’avis, règle citée correcte, taux de détection et de bonne transmission des exceptions. Rejoué à chaque changement de modèle, de règle ou de consignes.

Observabilité. Chaque note traitée journalisée : champs extraits, règles appliquées, avis ou validation, décision de routage. Justificatifs et données personnelles : journal minimisé, accès restreint aux rôles autorisés, durée de conservation définie selon la finalité et les obligations applicables.

Identité et droits. SSO (SAML ou OIDC). Séparation des fonctions : l’auteur d’une note ne peut ni la valider ni modifier les règles. Droits appliqués dès la lecture des pièces.

Données. Hébergement et transferts vérifiés selon la solution retenue ; conditions contractuelles de non-utilisation des données pour l’entraînement ; chiffrement ; conservation des pièces conforme au droit comptable ; analyse nLPD documentée.

Sécurité applicative. Protection contre l’injection de prompt, y compris dans le texte des justificatifs. Périmètre limité à trois issues : proposer un avis, valider dans le périmètre autorisé ou transmettre ; le paiement reste déclenché par la comptabilité.

Les corrections servent d’abord à améliorer les règles, l’extraction, les consignes et le jeu d’évaluation. Le réentraînement du modèle n’est ni le point de départ ni un substitut à ce travail.

Ce que l’on cherche

L’objectif n’est pas de retirer le contrôle aux équipes financières. Il est de réduire le délai de remboursement des notes conformes, d’éviter que les mêmes vérifications soient refaites à la main et de consacrer le temps du contrôle aux dépenses qui demandent du contexte et un jugement.

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Cas illustratif : société fictive, chiffres donnés comme ordres de grandeur. Sergio Castagna Consulting est membre de l’OpenAI Partner Network et partenaire enregistré du Google Cloud Partner Network ; le choix d’un outil intervient après le choix du problème.